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  • 伍方会议业内观点 会议非常规化中的“变”与“不变”

  • 信息来源:伍方会奖旅游   浏览次数:   发表时间:2017-05-25
  •   楚有才撰文谈“非常规会议”(unconference),而且介绍了国外“非常规会议”策划的基本方法,觉得很好,所以也愿意借题谈谈自己的想法。

      会议作为工作的一种延伸工具,作为群体面对面的一种方式,总是与时代发展的脉搏紧密联系在一起的。随着消费水平和认知能力的持续提升,高端与会群体正变得越来越难以“对付”。传统的会议举办模式就像过了季的时装一样,不再受人待见。再想让他们像小学生一样,乖乖地坐在台下,一边听者嘉宾的发言,一边认真地做着笔记,恐怕很难做到了。这就给新时期的会议策划人提出了严峻的挑战:会议究竟该怎样策划?会议的内容、形式以及活动、体验的设计等等,到底该做哪些调整?

      几十年来一贯制的办会模式遇到了问题,这一定会让人感到有些不知所措。不过话又说回来,光着急是没有用的,那么静下心来分析会议发展变化的规律,找到会议策划、运营管理及服务中相关因素的“变与不变”,或许对我们找到更好的应对之策有帮助。

      从常规会议到非常规会议,从常规化的办会模式到全新的办会思路,下列因素中的“变与不变”,值得我们思考:

      一,会议价值

      不变。会议作为群体面对面交流的工具,其价值,包括学习、讨论、社交、分享观点、开展业务、群体激励等没有变。所以,会议是一定要开的,而且还要围绕着以上的“价值点”来召开。

      变。会议价值的内核没有变,但其内容与方式都在发生深刻变化。比如“学习”——过去所说的“学习”与互联网时代高端与会群体所需要的“学习”,已经不可同日而语,而且人们对于“学习”的环境、一起“学习”的人等都更加挑剔。

      二,会议内容

      不变。会议都需要“内容”,这个不会变。即便是“非常规会议”,包括社交性很强的活动,也需要“内容”——主题。没有内容的会议及活动,就会变成无本之木。但也不必过分强调会议的“内容”,因为“内容”早已成为会议及活动的“基本配置”。

      变。技术条件变了,常规“内容”的获取已变得十分简单,根本不需要通过会议这种复杂的方式来实现,再加上高端与会群体认知能力的不断提高,如果不是专业人员、专业手段精心加工的“内容”,将不再为会议所需要。随着会议“内容”灌输性特征的逐步退化,其可带走性(to be taken away)特征将日趋增强。人们对于高质量“内容”的诉求,是引发会议变革的主要原因之一。

      三,会议形式

      不变。会议的“内容”都需要一定的“方式”来呈现,这个很难改变。比如“人”是会议及活动“内容”的主要呈现者,而且还要在一定的物理空间内以“一对多”的方式来呈现等。

      变。与“内容”相比,会议的“形式”更富变化性。会议“形式”的“非常规化”,除了更有特点、更富互动性的场景设计之外,还应该包括更时尚、更科技、更富感染力的“内容”传递方式。所谓的“非常规会议”或者“会议的非常规化”,主要就体现在会议的“形式”上。

      四,活动安排

      不变。会议的基本目标需要通过一些必要的活动安排来实现。比如说一个典型的行业年会,通常由全体会议或开幕会议、分组会议、宴会或酒会等组成的,每个活动都是会议的一个有机组成部分,共同为会议目标的达成做出贡献。这些构成会议基本构架的活动安排,总体上不会变。

      变。我们发现,随着时间的推移,不仅规模增大了的会议需要更多活动来支撑,同样规模的会议其活动数量也有明显增多的趋势。这与高端人群对于会议诉求的不断细化有直接关系。更加细化的会议诉求,需要更多更细化的活动安排来实现。一直以来,我们主要通过大型活动来满足大部分参会者的框架需求,而这一特点正在发生重大改变。除了主要活动之外,增加的主要有:社交活动、餐饮活动、体验活动、娱乐活动以及各种小型分享会、聚会等。从今往后,当你听说某个几百人或者一千多人的会议,其中安排了数十场甚至数百场分项活动的时候,不要再感到吃惊。

      五,体验设计

      不变。会议就是一场体验活动,会议的所有安排和设计都与人们的体验有关,这一点过去、现在和将来都一样。

      变。“非常规会议”或者“会议的非常规化”与传统会议的最大差异,主要体现在参会者体验方面,而参会者体验除了会议的形式、活动安排、流程设计之外,还有一系列专门为提升会议体验效果而展开的设计,这部分体验内容大多与新技术、新手段、新场景等创意设计有关。可以肯定的是,面向未来,争夺高端参会群体的市场竞争,将主要表现在体验设计方面。

      当然,会议是一项十分复杂的人类活动形态,社会经济发展中的每一点变化,差不多都会以某种方式渗透到会议当中来。因此,无论是作为一种新的会议举办模式的“非常规会议”,还是作为一种新的办会思路的“会议的非常规化”,都有非常多的内容需要思考和讨论。我想,不管会议如何变化,只要我们抓住会议的核心价值,以人为本,把人在会议中的每一点感受都放在心里,那就不会偏离会议的进步基本方向。

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